Rechteckige Holzstempel markieren, identifizieren, validieren, beweisen, dokumentieren, klassifizieren oder kennzeichnen etwas. Sie helfen bei der Zuordnung, der Kommunikation und dem Management. Prädestiniert sind sie für gezielte, manuelle Abdrucke von Texten, Grafiken oder Daten auf stempelfähigem Untergrund. Dieser muss nicht zwingend aus Papier sein, von unbedingtem Vorteil sind aber leicht saugfähige, trockene und relativ glatte Oberflächen. Nicht nur bei der Auswahl der Maße des rechteckigen Holzstempels, auch bei der Auswahl der Stempelfarbe und Stempelkissen hat der Anwender Optionen, dunklere Farben sind sehr gängig, denn diese Gruppe von Stempelfarbeerlaubt einen kontraststarken Stempelabdruck. Die Stempelfarbe rot hat sich für besonders aufmerksamkeitsheischendeVerwendungen eingebürgert. Doch es obliegt dem Gusto des Anwenders, welche Farbe er welcher Aufgabe zuordnet.
Der rechteckige Holzstempel ersetzte traditionell Signaturen oder Bemerkungen auf Dokumenten und wird auch heutzutage noch zu diesem Zwecke verwendet. Hier hat es sich im Laufe der Jahre durchgesetzt, dass am Beispiel von Firmenstempeln bereits in der Gestaltung der Textplatte Komponenten Verwendung finden (Logos, Grafikelemente, etc.), welche ein Nachahmen des Stempelabruckes erschweren.